Gianmarco Tejada Valenzuela

Al momento de crear un aplicativo móvil con AppSheet para la gestión del personal de una empresa constructora, uno de los últimos procesos a realizar para poder lanzar el aplicativo era la sincronización de su base de datos interna , que está en google sheets , con la base de datos del aplicativo, por esta razón he creado esta automatización , su función es exportar todos los registros de los datos del personal en google sheets a la base de datos del aplicativo cada 3 horas o presionando un botón que he creado en una interfaz creada con google sheet para los administradores de personal de la empresa, con este se logra que la información que se utilice en la app este lo más actualizada posible a los cambios que haya en la base de datos principal de la empresa.

Facebook Ads Pixel es una herramienta de análisis que ofrece Meta (Facebook) para medir la efectividad de las campañas publicitarias, por ello la edtech CentryClass necesitaba mejorar la eficacia de esta herramienta, ya que traería beneficios como mejorar el rendimiento de los anuncios, mostrándolos a personas con más probabilidades de realizar compras, por ello esta automatización lo que logra es que al momento de lograr una venta, de forma automática la información de la persona que compro el producto se envía a Facebook ads pixel.

La formo en como gestiono mis tareas es usando Notion; sin embargo, por temas de centralizar las tareas de todo el equipo de CentryClass en el que pertenecía tenía que reportar las tareas que lograba en una base de Airtable, copiar y pegar cada tarea que terminaba además de ser laborioso a veces me olvidaba hacerlo generando confusiones al momento de presentar avances, por ello esta automatización revisa 1 vez al día todas las tareas que se han terminado y actualizado para pasarlo a la base de Airtable, con esto puedo seguir usando mi sistema de tareas en Notion a la vez que se crean esos reportes de tareas terminadas en Airtable

En la edtech CentryClass se crean múltiples campañas en Facebook Ads para sus cursos; sin embargo, no existía una integración nativa en Facebook ads para exportar los leads que se crean de las campañas a la base de datos de Airtable de la empresa de forma automática, por ello está automatización lo que hace es revisar cada 3 horas todos los leads que han llegado de una campaña y luego exporta de forma masiva toda la información de los contactos a la base de datos de Airtable logrando así poder tener un mejor manejo de los leads interesados en comprar los productos de la empresa.

En la edtech CentryClass se tiene múltiples links acotado que son usados para campañas de marketing en Facebook o envío de mensajes masivos por email y WhatsApp, sin embargo tener que exportar los informes de cuántos clicks recibió cada link demandaba demasiado tiempo, por ello está automatización lo que hace es que cada día analiza todos los links acotados existentes creados en Short.io , luego con un filtro de airtable solo escoge a los links que estén activos (ya que no tiene sentido analizar los clicks de links enlazados a campañas que ya terminaron) , por último exporta la información resumida a una tabla de Airtable logrando así tener un mapeo de cuáles campañas l mensajes generan más conversación en el cliente.

Dentro de mi equipo una de las tareas más repetitivas era la de crear enlaces acotados con links que se tenían que compartir para campañas de marketing o envío de mensajes a leads interesados en comprar algún producto, sin embargo el tener que copiar el link original, entrar a la plataforma para crear el link acotado y copiar ese resultado en el dashboard principal de airtable era tedioso si se tenía que crear varios links , por ello está automatización lo que logra es que desde la base de airtable se coloca el link original, luego se aprieta un botón para después de un segundo aparezca el link acotado en otra columna , si bien es algo simple ayudo a que este proceso sea mucho más comodo y rápido a largo plazo.

La edtech CentryClass quería mejorar la audiencia de donde venían los leads de las campañas de mkt realizadas en Facebook Ads ya que últimamente no estaban siendo efectivas, por ello está automatización lo que hace es que cada 12 horas envía la información de todos los leads nuevos que llegan a la base de datos en Airtable a las bases de datos de audiencias en Facebook Ads logrando así que con esa información la inteligencia artificial de Facebook Ads funcione de manera mas eficiente al momento de elegir a las personas a quien mostrar los anuncios.

En Notion tengo un sistema de tareas donde cada tarea siempre me coloco una fecha de ejecución, lo malo es que a lo largo del tiempo se me juntaban muchas tareas atrasadas, osea que me las ponía para hacer hoy, pero en el día al cambiar mis prioridades y ya no la hice, quedando la fecha de la tarea para ayer, esto hacía que tuviera demasiadas tareas con fechas atrasadas haciendo que manualmente tenga que actualizar la fecha a hoy o mañana para ejecutarlas , por ello esta automatización lo que hace es que cada día a las 12 p.m todas las tareas entre ayer y mañana las posterga un día y las tareas que estén en una fecha mayor a la de mañana las archiva en otra vista, esto hace que siempre pueda tener las tareas en la fecha actual y no se me acumulen por el archivado automático que se da con la automatización.

La edtech CentryClass necesitaba tener las grabaciones de Zoom en YouTube por el límite de espacio de Zoom y para que pueda ser compartido con los estudiantes, por ello esta automatización lo que hace es que cuando se termina una reunión de Zoom se activa esta automatización para subirla a YouTube.

La edtech CentryClass muchas veces se quería lanzar recordatorios u ofertas masivas a todos los leads interesados en sus cursos, al ser a veces miles enviar un mensaje interno a cada uno podría tardar horas, esta automatización lo que hace es que con la plataforma Kommo se hace posible enviar un mensaje a todos estos leads que están alojados en la base de datos de Airtable de la edtech automáticamente y en un lapso de tiempo promedio a 30 minutos por 600 leads (esto varía dependiendo de la cantidad de personas a las que se les enviaría el mensaje), ¿Por qué 30 minutos? Esto debido a que la plataforma Kommo no utiliza la API de Whatsapp, ósea que al utilizar el WhatsApp Bussines (el Whatsapp que utilizamos en nuestros celulares) te pueden bloquear el número si haces un envío a muchas personas de forma simultánea, algo que podría perjudicar a las ventas de la edtech, por ello en la automatización también se colocó un temporizador de 3 segundos para poder saltar esta restricción, ósea se envía un mensaje cada 3 segundos, evitando así ese bloque, reducción costos (ya que la Api de WhatsApp te cobra por cada mensaje que envías pero en este caso no) y ahorro de tiempo.

Al terminar una sesión de Zoom se tenía que subir a YouTube (esta automatización estaba en Zapier), sin embargo a veces no se llegaba a subir las grabaciones a YouTube, esto debido a que en YouTube solo se pueden subir videos con títulos de no más de 100 caracteres y los títulos de las sesiones de Zoom a veces tenían más de esos 100 caracteres, la solución fue esta automatización, lo que hace es que cuando inicia una sesión de Zoom analiza si el título de esta sesión tiene menos de 100 caracteres, si es así lo deja como está, pero si no le hace una reducción de estos, el resultado fue que cuando se termine la reunión al tener que subir a YouTube la grabación de la reunión no habría ningún tipo de problema.

Para la edtech CentryClass se hacen sesiones de sus cursos en Zoom, al final de cada sesión se abre un cuestionario de zoom donde las personas comentan que les pareció la clase; sin embargo, esta información se alojaba en zoom y pasar cada formulario de las decenas de clases que tenemos de forma manual desde zoom a Airtable era muy laborioso, esta automatización lo que hace que después de 1 hora de acabar la sesión (se coloca este tiempo para que a las personas les dé tiempo a contestar el cuestionario) se analiza en que cuenta de zoom se hizo la reunion, se leen todas las respuestas y al final se guardan en nuestra base de datos donde se tiene una vista más cómoda y general de que les pareció a los usuarios de CentryClass las clases y ver en qué puntos poder mejorar .

En Notion había creado un sistema de hábitos, sin embargo al terminar la semana necesitaba generar reportes de como me fue en la semana acerca de los hábitos logrados y ver en que aspectos poder mejorar para implementarlos, esta automatización lo que hace es que con un botón en Notion al darle click se me hace una lectura completa de todos los hábitos que hice en la semana, se registra todo el progreso que lleve y se reinicie todo él progreso semanal de los hábitos para iniciar una nueva semana.

En la edtech CentryClass al tener múltiples cursos que se dan en simultáneo además de tener reuniones de forma regular se tenía el problema de que para programa reuniones en zoom, se debía revisar que para esas fechas no estuviera ocupado o hasta a veces se hacían reuniones que se cruzaban con clases en vivo, ya que solo se cuenta con 2 cuentas de zoom, esta automatización lo que hace es que desde una interfaz creada en Airtable, la persona puede crear todo tipo de sesiones en zoom sin que se cruce con otras sesiones, ejemplo, si yo quiero crear una reunión a las 6 p.m en la cuenta de zoom 1 y esta cuenta ya tiene una reunión a esa hora, entonces la creara en la cuenta de zoom 2 ,y si está también esta llena creará la reunión en Google Meets

En la Edtech CentryClass llegan múltiples de leads de diversos cursos, para no perder ese interés inicial por parte de esos leads el objetivo era crear un contacto inicial y que mejor canal de Whatsapp, esta automatización lo que hace es que cuando una persona se inscribe interesada en comprar el curso se le envía un mensaje de acuerdo al curso que se inscribió, eso se hace mediante la plataforma Kommo.

Una empresa constructora al hacer contrataciones de personal de forma regular el proceso de buscar en su base de datos el perfil ideal para diversos trabajos era muy laborioso, esta automatización lo que hace es que desde un aplicativo móvil el jefe del proyecto hace un requerimiento del perfil que necesita, se activa en make la búsqueda de este personal en la base de datos y devuelve resultados de todo el personal que hace match con el requerimiento que se hizo.

En CentryClass, una edtech que se dedica a vender cursos digitales sobre el sector minero en la especialidad de Geotecnia, al momento en que un curso se termina con por ejemplo, 30 estudiantes, se les debe dar su certificado, el proceso manual para generar cada certificado era muy laborioso ya que habían muchos cursos que se daban de forma simultanea, sin embargo, con esta automatización todo estos pasos se dan de forma automática: 1. En una interfaz creada en airtable, un personal de la empresa selecciona el curso del cual quiere sacar el certificado para luego darle click a un botón. 2. Se leen todos los registros que están dentro de ese curso 3. Por cada registro se crea un certificado tomando en cuenta la información de cada alumno 4. Se crea una link de la pagina web de cada certificado, donde ese link se convierte en un QR y se coloca en el certificado 5. Se termina de armar el certificado y se sube en la base de Airtable, que es donde esta ligada a la pagina web de la empresa Con esto, además de ahorrar muchas horas de trabajo, hace que cada estudiante al escanear su código QR les habrá una pagina donde podrán ver su certificado y con la opción de poder descargarlo en PDF o compartirlo en LinkedIn